Miss à jour le 8 février 2023.
Commencer une mission en informatique chez un client en tant que consultante ou consultant indépendant n’est pas un recrutement. Quel que soit le statut (portage salarial, SASU, entreprise individuelle…), un intervenant extérieur n’est pas un salarié du client. Pour trouver sa place dans l’équipe, des étapes d’intégration sont pour autant à programmer. Comme pour un recrutement, mais différemment. Si votre client n’en prend pas l’initiative, prenez les choses en main.
1. Partir sur de bonnes bases dès le premier jour chez le client
2. Échanger régulièrement avec le client
3. S’alléger de la gestion administrative
4. Anticiper la reconduction de la mission
5. S’accorder sur la déclaration mensuelle des journées travaillées
6. Aborder la prise de congés en bonne intelligence
7. Ne pas rester seul face aux difficultés
Lorsque vous décrochez une mission en tant que consultant informatique, vous négociez de manière autonome les conditions de votre intervention chez l’entreprise cliente et votre tarif.
Sur la base des éléments transmis, la société de portage salarial signe un contrat commercial avec votre client, et un contrat de travail, CDI ou CDD, avec vous.
Pour mener votre mission chez le client, vous êtes entièrement autonome par rapport à la société de portage salarial (même si elle est présente en cas de difficultés rencontrées). C’est donc à vous d’adopter de bons réflexes, sur le terrain, dès le premier jour.
1. Partir sur de bonnes bases dès le premier jour chez le client
Lors de l’arrivée dans l’entreprise, organisez un temps pour vous présenter et faire connaissance avec l’équipe, si cela n’est pas formellement prévu. L’objectif est de savoir qui fait quoi à partir d’un échange oral spontané, plus que sur la base d’un cahier des charges.
Si une séance collective de tour de table est organisée, complétez-la par des échanges individuels avec chaque personne pour créer un lien direct.
Identifiez également les personnes ressources qui pourront vous briefer sur les outils utilisés ou les usages de l’entreprise.
2. Échanger régulièrement avec le client
Pour le bon déroulement de la mission, la posture du consultant se situe à mi-chemin entre celle d’un salarié et celle d’une entreprise prestataire. En instaurant des échanges réguliers avec le commanditaire dans l’entreprise, le consultant s’assure de la satisfaction de son client. Cela permet d’éviter des situations conflictuelles nées d’un manque de communication et d’anticiper les frictions. Il ne s’agit pas pour autant d’échanges formels entre un salarié et un employeur, dans la mesure où il n’y a pas de contrat de travail entre les parties.
Le consultant se positionne dans une posture de fournisseur de services. S’assurer que la prestation répond aux objectifs fixés est essentiel. Le consultant indépendant ne se concentre cependant que sur la réalisation technique de la mission et non sur la relation contractuelle. C’est la société de portage salarial qui assure la gestion administrative et financière de cette relation fournisseur tripartite.
Le fait de dissocier l’exécution de la mission et la facturation de la prestation est un vrai confort pour le consultant informatique indépendant. À la différence des consultants exerçant avec un statut de SASU, d’EURL ou de profession libérale, il n’a pas à surveiller le bon règlement des factures. C’est la société de portage salarial qui assure l’édition et l’envoi des factures, le suivi des paiements, ainsi que les relances en cas de retard.
3. S’alléger de la gestion administrative
Avec le portage salarial, vous optez pour une modalité d’intervention qui vous allège de la gestion administrative du contrat. L’envoi des factures et le suivi des délais de paiement sont gérés par la société de portage salarial en lien avec l’équipe administrative de l’entreprise cliente.
Ces questions n’interfèrent pas dans votre mission. Vous n’avez pas besoin de vous manifester auprès de votre commanditaire en cas de retard de paiement. La société de portage salarial s’en occupe pour vous.
Les consultants exerçant avec un statut d'EURL, SASU, entreprise individuelle ou profession libérale, assurent eux-mêmes le suivi du règlement des factures ou doivent rémunérer un prestataire supplémentaire pour le faire. Ce n’est pas toujours facile de porter les deux casquettes.
4. Anticiper la reconduction de la mission
Une mission est signée pour une période fixée. Elle peut être prolongée selon l’avancée du projet. C’est à vous d’anticiper les choses si la fin de la mission n’est pas abordée par le client. Vous éviterez ainsi les (mauvaises) surprises de dernière minute.
Abordez le sujet quelques semaines avant la date présumée de fin de mission, voire un mois avant. Avoir de la visibilité est nécessaire pour vous comme pour votre client.
Il est peut-être évident dans la tête du client que vous prolongerez votre collaboration s’il en a besoin. Si vous êtes en contact pour une autre mission ailleurs, ne l’annoncez pas au dernier moment. Vous devez de votre côté savoir ce que le client prévoit pour vous. Vous ne pouvez pas rester dans l’expectative en ignorant si vous devez chercher ou non une autre mission.
5. S’accorder sur la déclaration mensuelle des journées travaillées
Les modalités de décompte des journées travaillées chaque mois sont fixées au début de la mission. En pratique, vous renseignez le nombre de jours dans le compte-rendu d’activité émis par la société de portage salarial. Il est le plus souvent validé par votre client avant d’être enregistré . Mettez-vous d’accord avec votre client sur la date de validation du décompte des journées. C’est cette étape qui déclenche l’envoi de la facture à votre client. Il est préférable qu’il n’y ait d’incompréhension.
Il en est de même pour les frais. La validation des frais qui seront refacturés et réglés par le client doit avoir lieu chaque mois pour que le remboursement se fasse au plus vite.
6. Aborder la prise de congés en bonne intelligence
En tant que consultant indépendant, vous n’êtes pas soumis aux règles de congés payés qui s’appliquent aux salariés permanents de l’entreprise cliente.
La société de portage salarial de son côté vous laisse autonome de vos dates de congés. Juridiquement, ce n’est pas à votre client de vous imposer des périodes de congés ou de vous en refuser. En pratique, la fixation des dates de congés se fait en bonne intelligence, en prenant compte des contraintes de chacun. N’acceptez pas des décisions prises par le client de manière unilatérale qui impacteraient votre vie personnelle.
7. Ne pas rester seul face aux difficultés
D’un point de vue juridique, qu’il s’agisse des congés ou d’organisation du travail, le consultant indépendant est placé sous l’autorité hiérarchique et disciplinaire de la société de portage et non de l’entreprise cliente. La responsabilité employeur est assumée pleinement par la société de portage pour l’ensemble de ses salariés portés.
Si la mission ne se déroulait pas de la façon prévue dans le contrat commercial, qu’il s’agisse de congés ou de tout autre aspect, la société de portage peut intervenir. Cela se fait toujours à la demande du consultant ou en accord avec ce dernier. C’est aussi une force du portage salarial, vous n’êtes pas seul lorsque des aléas surgissent.
Consultez également nos articles :
Frais de gestion : que fait la société de portage pour vous ?
Portage salarial : les consultants portés cotisent aux caisses de retraite des salariés
Portage salarial : quel taux journalier moyen (TJM) dois-je proposer ?
Portage salarial : transformer une facture Hors Taxe en salaire net
